Wijziging regelgeving identificatieplicht loonadministratie

donderdag 19/05/2016

Voor een nieuwe werknemer in uw organisatie aan de slag gaat, dient zijn/haar identificatie vastgesteld te worden. Dit gebeurt meestal via het paspoort. Tot op heden was het voldoende om alleen de voorkant van het paspoort te kopiëren en te bewaren in de loonadministratie.

Sinds enige tijd is de opmaak van de Nederlandse paspoorten aangepast. Staat het Burgerservicenummer nu nog op de voorkant; in de nieuwste versie staat het Burgerservicenummer op de achterkant. Dit houdt dus in, dat u als werkgever niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant dient te kopiëren en te bewaren.

Een nieuwe werknemer mag zich ook identificeren middels een verblijfsvergunning of een identiteitskaart. Wel dient u, vanzelfsprekend, na te gaan of het identiteitsbewijs nog geldig is. Van de verblijfsvergunning en identiteitskaart diende u al zowel de voor- als achterkant te kopiëren. Een rijbewijs geldt NIET als geldig identiteitsbewijs; hiermee kan men zich slechts legitimeren en dat is niet voldoende voor de vaste gegevens van een werknemer in de loonadministratie.

Let er bij het kopiëren op, dat u een nette, duidelijke kopie maakt waarop alle gegevens goed leesbaar zijn. Wanneer bij een controle geconstateerd wordt dat de gegevens niet duidelijk genoeg zijn, dan kunt u verplicht worden het anoniementarief te moeten toepassen, totdat u in het bezit bent van een goede kopie. Ook dient u de kopie te bewaren als uw werknemer uit dienst gaat. De bewaartermijn geldt tot vijf jaar ná het kalenderjaar van uitdiensttreding.

Er is echter een uitzondering op de identificatieplicht bij werknemers: van inleners en uitzendkrachten mag u géén kopie van het identificatiebewijs maken. Vanzelfsprekend is het wel verstandig om de juiste identiteit vast te stellen voordat de inlener/uitzendkracht aan de slag gaat.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor.