Werkkostenregeling in de praktijk

dinsdag 31/01/2017

Ondanks dat de werkkostenregeling (WKR)  al een paar jaar verplicht is merken wij dat er nog onduidelijkheden bestaan rond deze regeling. In dit artikel gaan wij in op meest gestelde vragen over de werkkostenregeling, aangevuld met constateringen en aanbevelingen.

Wat is de WKR ook alweer?

De WKR is ingevoerd als vervanging van een aantal kostenvergoedingen en verstrekkingen (fietsenplan, eindheffing kerstpakket etc.) en is verplicht vanaf 1 januari 2015 voor alle werkgevers. Samengevat mag maximaal 1,2% van fiscale loonsom onbelast worden vergoed (de zgn. ‘vrije  ruimte’). Vergoedingen boven de vrije ruimte worden belast met loonheffing in de vorm van eindheffing van 80%.

Welke vergoedingen vallen in de vrije ruimte?

Dit zijn alle vergoedingen behoudens:

  • intermediaire kosten (bijv. externe representatiekosten voor externe relaties)
  • gerichte vrijstellingen (bijv. vergoeding woon-werkverkeer tegen 0,19 p/km, kosten openbaar vervoer, studiekosten)
  • nihilwaarderingen (bijv. arbovoorzieningen, EHBO/BHV, personeelsfeesten op de werkplek)
  • noodzakelijke kosten (bijv. laptop of telefoon die nodig zijn voor vervulling van de dienstbetrekking)

Wij constateren dat er nog regelmatig ten onrechte vergoedingen onder de vrije ruimte worden verwerkt of dat vrije ruimtes niet optimaal worden benut. Goede communicatie met de salarisadministrateur en de accountant is van belang. 

Wat wordt bedoeld met de gebruikelijkheidstoets?

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je aanwijst als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij in ieder geval als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

(bron: belastingdienst)

Hoe werkt de cafetariaregeling?

Binnen de werkkostenregeling kun je onder voorwaarden gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen kun je niet opnemen in een cafetariaregeling.

(bron: belastingdienst)

Bij het toepassen van de cafetariaregeling constateren wij dat alleen het belastingvoordeel van de werknemer verwerkt wordt onder de vrije ruimte, terwijl dit de gehele vergoeding dient te zijn.

Wanneer moet je de eindheffing aangeven?

Je kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doe je uiterlijk in je aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt je inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin je inhoudingsplicht eindigt. Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. (bron: belastingdienst)

Zie voor een uitgebreide toelichting op de WKR onder thema’s op onze website ‘werkkostenregeling’.

 

Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kun je uiteraard contact opnemen met ons kantoor.