Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?

vrijdag 22/12/2017

Als een vaste kostenvergoeding betrekking heeft op kosten die onder de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten vallen, moet je voor deze kosten een kostenonderzoek doen. Doe je dat niet, dan komt de vergoeding van deze kosten ten laste van de vrije ruimte wanneer je deze aanwijst als eindheffingsloon. 

Voorbeeld

Een verkooporganisatie heeft buitendienstwerknemers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. Om niet langer geconfronteerd te worden met declaraties, doet de werkgever een kostenonderzoek. Hiervoor houden de werknemers 3 maanden hun kosten bij. Uit het onderzoek blijkt dat een buitendienstwerknemer gemiddeld de volgende kosten maakt per maand:

  • kosten voor parkeren van de leaseauto 25
  • kosten voor relatiegeschenken 8
  • kosten voor consumpties onderweg 16
  • kosten voor reiniging kostuums 25

De werkgever wil deze kosten onbelast vergoeden. In dit artikel lees je hoe hij dit kan doen. 

Gerichte vrijstelling of intermediaire kosten

Geeft een werkgever een vaste vergoeding voor kosten die onder de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten vallen? Dan komt deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte als je voldoet aan de volgende voorwaarden:

1. Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.

2. Je gaat per kostenpost na of sprake is van loon voor de werknemer. (Een vergoeding van intermediaire kosten is geen loon).

3. Als de vergoeding van een kostenpost loon is voor de werknemer wijs je deze aan als eindheffingsloon. Als je dit niet doet, moet de vergoeding bij de werknemer worden belast.

4. Als sprake is van loon ga je per kostenpost na of deze onder een gerichte vrijstelling valt. Als dit het geval is, moet je dit aannemelijk kunnen maken.

5. Je onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten als het gaat om kosten die onder de gerichte vrijstellingen vallen. Je doet dit ook als je de kosten als intermediaire kosten aanmerkt. Je herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.

Al een kostenonderzoek gedaan?

Heb je al een kostenonderzoek gedaan voordat u de werkkostenregeling ging toepassen? Dan hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Geen kostenonderzoek

Je hoeft geen kostenonderzoek te doen voor dat deel van de vaste kostenvergoeding waarvoor geen gerichte vrijstelling bestaat. Dit geldt ook voor dat deel van de vaste kostenvergoeding dat niet bestaat uit intermediaire kosten. De vergoeding voor deze kosten is loon. Je kunt deze kosten aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte laten vallen. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. Wijs je de vaste kostenvergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan moet deze bij de werknemer worden belast.

Terug naar het voorbeeld

De vergoeding van de parkeerkosten van de leaseauto valt onder intermediaire kosten en is daarom geen loon voor de werknemer. Dit geldt ook voor de vergoeding van relatiegeschenken.

De vergoeding van consumpties onderweg is wel loon voor de werknemer. De gerichte vrijstelling voor tijdelijk verblijf is van toepassing. De werkgever moet deze vergoeding dan aanwijzen als eindheffingsloon.

De vergoeding van reinigingskosten voor de kostuums zijn geen intermediaire kosten en vallen niet onder een gerichte vrijstelling. De vergoeding is wel loon voor de werknemer. Als de werkgever deze vergoeding aanwijst als eindheffingsloon komt deze ten laste van de vrije ruimte.

 

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor.