Verklaring identificatieplicht nieuwe werknemer

donderdag 06/10/2016

In het Handboek Loonheffingen 2016 is duidelijker uiteengezet hoe de identiteit van nieuwe werknemers moet worden vastgesteld bij indiensttreding. Er staat nu zwart op wit welke pagina’s van het identiteitsbewijs gekopieerd en bewaard moeten worden door de werkgever.

Tevens is onlangs aan de online versie van het Handboek Loonheffingen 2016 toegevoegd dat deze kopie goed leesbaar moet zijn.

Daarnaast is nu weergegeven dat alle persoonsgegevens die ook op het originele identiteitsbewijs staan op de kopie zichtbaar moeten zijn. Bij het paspoort- en identiteitskaartmodel uit 2013 betekent dit concreet dat de werkgever ook de bladzijde waarop het BurgerServiceNummer is vermeld, moet kopiëren.

Ook het telefoonnummer bewaren bij de personeelsgegevens

In het Handboek Loonheffingen is ook expliciet opgenomen dat de werkgever voortaan tevens het telefoonnummer van de werknemer moet registreren en bewaren. Dit dus bovenop de gegevens voor de loonheffingen die hij altijd al moest krijgen van de werknemer.

Stappenplan gebruiken bij het vaststellen van de identiteit

Waar in het verleden werd verwezen naar de site “www.weethoehetzit.nl” voor een toelichting op het vaststellen van de identiteit, is in het Handboek Loonheffingen 2016 nu een verwijzing opgenomen naar het Stappenplan Verificatieplicht van Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Met dit stappenplan kan de werkgever de identiteit van de nieuwe werknemer in vijf stappen vaststellen. Tevens kan er bepaald worden of een buitenlandse werknemer voor uw organisatie mag werken.
Afwijkende regels gelden voor uitzendkrachten, freelancers en andere arbeidskrachten die niet op de loonlijst van uw organisatie staan. In het Handboek Loonheffingen 2016 wordt hiervoor voortaan verwezen naar de site www.eerlijkwerkenzelfinspectie.nl

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor.