Tekenbevoegdheid, is dit goed geregeld binnen uw bedrijf?

donderdag 11/08/2016

Kan iedereen binnen uw bedrijf stukken ondertekenen? Staan de tekenbevoegde personen geregistreerd bij de Kamer van Koophandel? Medewerkers met een tekenbevoegdheid, mogen namens de onderneming rechtshandelingen uitvoeren en/of contracten ondertekenen. Welke als rechtsgeldig worden aangemerkt. In de praktijk blijkt dat dit niet altijd goed geregeld is, met de mogelijke consequenties van dien.

Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de onderstaande situaties.

Oud bestuurder is niet uitgeschreven in het handelsregister.

De oud bestuurder kan vanuit zijn “oude rol” nog rechtsgeldige afspraken maken voor de onderneming. Daar de bestuurder niet meer in functie is en de belangen van de organisatie niet meer behartigd, is het voor de onderneming en de nieuwe bestuurders niet wenselijk dat een oud bestuurder nog namens hun kan handelen.  

Medewerker met bevoegdheden, welke niet zijn vastgelegd.

Een medewerker heeft vanuit de onderneming de bevoegdheden gekregen om diverse werkzaamheden, met daarbij behorende bevoegdheden uit te voeren. In de praktijk blijkt het vaak voor te komen, dat deze tekenbevoegdheid niet extern is geregistreerd. Dit kan vervelende consequenties hebben voor de uit te voeren werkzaamheden. Een derde partij kan middels een externe registratie controleren of de persoon waar zaken mee gedaan wordt tekenbevoegd is en zal de handelingen van de medewerker niet als rechtsgeldig beoordelen als deze geen tekenbevoegdheid heeft. De handelingen zullen dan alleen kunnen worden bekrachtigd door een tekenbevoegde persoon, welke juist door het delegeren deze taken wil overdragen aan een ander.  

Medewerker zonder bevoegdheden maakt afspraken.

Tevens kan het voorkomen dat een medewerker een contract is aangegaan met een derden, waarvoor deze medewerker niet bevoegd is. De derden kan de handeling mogelijk aanmerken als gerechtvaardigd vertrouwen, waardoor de transactie mogelijk toch rechtsgeldig is. Dit zijn zaken die je als onderneming goed geregeld wilt hebben, om probleem met externe en interne partijen voor te zijn en daarmee te voorkomen.  

De tekenbevoegdheid wordt tevens bepaald door de rechtsvorm van uw onderneming.  

Eenmanszaak

• eigenaar is volledig tekenbevoegd.

Vennootschap onder firma (vof)

• De vennoten mogen afhankelijk van hun bevoegdheid bepaalde contracten wel of niet tekenen.

• Vennoten kunnen onbeperkt, beperkt of niet bevoegd zijn. In het Handelsregister kan een beperking zijn opgenomen, bijvoorbeeld dat een vennoot afzonderlijk tot een bepaald bedrag mag tekenen en dat daarboven zij dat samen moeten doen.

Commanditaire vennootschap (cv)

• De beherende vennoten mogen afhankelijk van hun bevoegdheid bepaalde contracten wel of niet tekenen.

• Net als bij de vof kan deze bevoegdheid onbeperkt, beperkt of niet zijn.

Besloten vennootschap, naamloze vennootschap, stichting, vereniging, coöperatie

• Het bestuur als geheel is bevoegd.

• De bestuurders kunnen zelfstandig of gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn.

• De bestuurder die zelfstandig bevoegd is mag tekenen.

• De gezamenlijk bevoegde bestuurder moet met een of meer anderen tekenen. De bepalingen hierover vindt u in de statuten.

Gevolmachtigden

Behalve de hierboven genoemde personen kunnen ook andere personen bevoegd zijn om te tekenen omdat zij een volmacht hebben. Een volmacht kan volledig zijn of beperkt. Dit staat vermeld in het Handelsregister. Er kunnen daarnaast ook nog gevolmachtigden zijn die niet in het Handelsregister staan ingeschreven.

Hierbij kan uiteraard onderscheid gemaakt worden tussen verschillende soorten tekenbevoegdheid; volledige bevoegdheid, bevoegdheid tot een bepaald bedrag. Bij de Kamer van Koophandel kunnen deze gegevens door een derden worden opgevraagd, waardoor deze zekerheid heeft of de medewerker, welke namens uw onderneming tekent, hiertoe geautoriseerd is.

Tips

Problemen rondom tekenbevoegdheid kunnen worden ondervangen worden met de volgende tips:

- Zorg dat medewerkers precies weten waar hun grenzen liggen.

- Maak gebruik van het openbare handelsregister (Kamer van Koophandel).

- Vraag om een verklaring van volmacht. In geval van twijfel kunt u een zakenrelatie vragen om een verklaring te ondertekenen dat hij of zij gevolmachtigde is. Dan is er zeker sprake van 'gerechtvaardigd vertrouwen'.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, neem dan contact op met ons kantoor.

Bron: Kamer van Koophandel