Schriftelijk verbod op privégebruik alleen niet voldoende

donderdag 28/01/2016

Legt u met werknemers schriftelijk een verbod vast op privégebruik van de zakelijke auto, dan moet u ook toezien op dat verbod. Het is blijkens een recente uitspraak van de Rechtbank Den Haag onvoldoende als u het verbod alleen schriftelijk vastlegt.

In deze zaak stelde een organisatie auto’s ter beschikking aan haar werknemers. Met de werknemers werd schriftelijk afgesproken dat ze de auto niet privé mochten gebruiken. Daarnaast vond de organisatie dat de werknemers vanwege de hoge werkdruk geen gelegenheid hadden om de auto’s privé te gebruiken. De organisatie rekende daarom geen bijtelling  voor het privégebruik tot het loon van de werknemer. Naar aanleiding van een controle stelde de Belastingdienst dat bijtelling ten onrechte niet was toegepast en legde een naheffingsaanslag loonheffingen op.

Deze organisatie vond dat niet terecht, omdat er een verbod op privégebruik was afgesproken met de werknemers. De rechter gaf echter aan dat alleen een schriftelijk verbod niet voldoende was, omdat de organisatie ook toezicht moest houden en de afspraak moest handhaven. De organisatie kon dit niet aantonen. Er was ook geen kilometeradministratie bijgehouden en het was onduidelijk of het bij ingediende declaraties alleen ging om zakelijke ritten. De belastingdienst had dus terecht een naheffingsaanslag loonheffingen opgelegd. 

Een organisatie moet een verbod op privégebruik van de bestelauto schriftelijk vastleggen en bewaren bij de loonadministratie. Daarnaast moet u toezien op de naleving van het verbod. Dit houdt in dat bij een controle het toezicht aannemelijk moet worden gemaakt. De waarnemingen moeten worden geregistreerd en bewaard bij de loonadministratie. Verder moet u bij overtreding van het verbod ingrijpen door een geldboete op te leggen die in verhouding staat met de loonheffingen voor het privégebruik en de nageheven loonheffingen op de werknemer verhalen.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van bovenstaand artikel, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor.