Bewaartermijn en bewaarvorm van administratie

donderdag 17/01/2019

De meeste administraties moeten tenminste 7 jaar bewaard worden. Zorg ervoor dat je bepaalde papieren niet te vroeg weggooit, verkeerd of juist te lang bewaart. Hieronder staat een overzicht van de bewaartermijn en bewaarvorm van alle onderdelen van de administratie.

De algemene stelregel is dat alle basisgegevens in de administratie van de onderneming zeven jaar lang bewaard moet worden. Dit brengt stapels papier met zich mee. Een deel van de administratie mag, onder bepaalde voorwaarden, ook digitaal worden opgeslagen. Hieronder tref je een overzicht aan van welke gegevens je hoelang dient te bewaren:

Bewaartermijn basisgegevens
De bewaartermijn van de basisgegevens is zeven jaar. Onder de basisgegevens vallen volgens de belastingdienst: boekhouding, loonadministratie en personeelsdossier. Het is echter wel raadzaam om formele aktes, pensioenovereenkomsten e.d. wel permanent te bewaren.

Bewaartermijn onroerende zaken
Informatie over onroerende zaken mag je niet na zeven jaar weggooien. De bewaartermijn daarvoor is namelijk tien jaar. Het gaat daarbij om alle gegevens over bijvoorbeeld het bedrijfspand waarmee de aftrek voorbelasting wordt berekend.

Bewaarvorm: verplicht elektronisch bewaren
Papier maakt steeds meer plaats voor digitale informatie. In sommige gevallen wil de belastingdienst zelfs géén papier meer zien. Gegevens die digitaal zijn vastgelegd, moeten ook digitaal worden bewaard. Het bewaren van uitgeprinte documenten alleen is dus niet toegestaan.

Bij het digitaal bewaren van gegevens, moet ook het bijbehorende computerprogramma worden bewaard. Stap je over op een nieuw programma of kun je gegevens van vijf jaar terug niet meer openen vanwege diverse updates die het programma heeft ondergaan? Zorg er dan voor dat de digitale gegevens op de juiste manier worden omgezet.

Maak indien mogelijk afspraken met de belastingdienst. Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken zwart op wit komen te staan om achteraf problemen te voorkomen.

Uitzonderingen op bewaartermijn en bewaarvorm
Heb je de fysieke ruimte niet om alle gegevens tot zeven jaar terug te bewaren of is het niet mogelijk om de bewaarvorm aan te houden? Een voorbeeld hiervan is het aflopen van een softwarecontract. Dan kun je individuele afspraken maken met de belastingdienst over de bewaarvorm (digitaal of op papier) en bewaartermijn.

Zorg ervoor dat alles zwart op wit staat en dat je ervan verzekerd bent dat de gegevens niet ook voor andere overheidsinstanties nodig zijn.

Administratie uitbesteed
Wanneer je de administratie hebt uitbesteed, moet je er wel alert op zijn dat je de bijbehorende verantwoordelijkheid niet kunt uitbesteden. Kortom, ook als je de administratie hebt uitbesteed, ben je nog steeds verantwoordelijk voor het voldoen aan de bewaarplicht. Verzeker jezelf er dus geregeld van dat de juiste papieren bewaard zijn.

In 2019 kan de administratie tot en met 2011 worden vernietigd. Let erop dat dit enkel geldt voor de basisgegevens; de gegevens met betrekking tot onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, neem dan contact op met ons kantoor.