Aandachtspunten fiscale bewaarplicht

donderdag 12/04/2018

Steeds meer ondernemers stappen over op het digitaal bewaren van hun administratie. Heeft dit nog gevolgen voor de fiscale bewaarplicht. Hieronder een samenvatting van de meest belangrijke punten van de bewaarplicht.

1. Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?

Dit is een wettelijke verplichting die ondernemers hebben om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren.

2. Wat moet je bewaren en hoe lang?

Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Basisgegevens zijn:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in-en verkoopadministratie
- de loonadministratie

Naast deze basisgegevens moeten ze ook gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld onroerende zaken bewaren. Deze moeten tien jaar bewaart blijven.

3. Hoe moet je facturen bewaren?

Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens bewaard en ontvangen worden. Volgens de wettelijke bepalingen moet alles bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. In de originele staat. En daar zit vaak het probleem waar veel ondernemers niet op bedacht zijn. Deze regel schrijft namelijk voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt, niet mag uitprinten en fysiek in een ordner mag stoppen. Je hebt de factuur immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Die facturen mag je dus volgens de regels van je bewaarplicht uitsluitend digitaal opslaan.

4. Digitale facturen niet zomaar digitaal bewaren.

Een andere belangrijke voorwaarde is om deze gegevens zeven jaar lang te bewaren. Om dit correct te doen, dient men volgens een geldende procedure, back-ups te maken. Zodanig dat de complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft.

5. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht.

Steeds meer ondernemers ontvangen en versturen digitale facturen en de Nederlandse Rijksoverheid eist zelfs van leveranciers dat ze e-facturen sturen. Zo wordt langzaam maar zeker alles digitaal. Voor ondernemers die nog steeds met ordners werken of hun administratie half digitaal en half op papier doen, wordt het zo steeds lastiger om aan hun bewaarplicht te voldoen. Een administratie verdeeld over verschillende systemen en locaties, zowel digitaal als op papier wordt vastgesteld, is al snel niet toegankelijk genoeg voor de Belastingdienst.

6. Overstappen op digitale administratie

Gezien deze ontwikkelingen is het voor ondernemers die het goed voor elkaar willen hebben verstandig de stap te maken naar een (volledig) digitale administratie. Denk hierbij aan een online boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma levert niet alleen een beter controleerbare administratie op. Het bied ook hulp om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht en ze bieden meer veiligheid.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor.